Theo quan sát của mình thì Daily Meeting là một cuộc họp mà hầu hết các team khi mới áp dụng Scrum đều thực hiện rất chăm chỉ, duy trì rất tốt. Đặc biệt nhiều team sau một thời gian có thể không còn thực hiện đầy đủ các sự kiện của Scrum nhưng riêng buổi hợp Daily Meeting thì vẫn giữ được sự duy trì rất đều đặn. Phần vì buổi họp này ngắn (chỉ 15 phút), và có hướng dẫn rất rõ ràng (trả lời 3 câu hỏi). Tuy nhiên, trên thực tế không có nhiều team thực sự phát huy được hết ý nghĩa và giá trị của buổi họp này. Mình sẽ điểm ra một vài lỗi sai phổ biến để anh em có thể tránh được, từ đó giúp team hưởng lợi nhiều hơn từ buổi họp này.
Lỗi 1: Daily không tạo thành thói quen
Biểu hiện của vấn đề này là anh em hay hỏi nhau: “Mấy giờ họp anh em nhỉ?”, “Họp ở đâu đấy?”… Đó là một số anh em chủ động còn hỏi. Một số anh em khác sẽ không hỏi mà chờ khi nào có người nhắc thì mới đi họp.
Việc này cũng sẽ khiến lãng phí thời gian hẹn hò, thúc giục nhau đi họp.
Tốt nhất nên xác định một địa điểm, một khung thời gian cố định hằng ngày. Cứ đúng giờ đó, địa điểm đó anh em tự giác có mặt.
Lỗi 2: Chỉ báo cáo cho Scrum Master hoặc Team Leader
Lỗi thường gặp tiếp theo là việc anh em Dev thường báo cáo cho 1 người nào đó, thường là Scrum Master hoặc Team Leader của team. Việc này đồng nghĩa với các anh em còn lại không cần để ý đến thông tin mà người kia đang cập nhật.
Buổi Daily Meeting là để tất cả Developers cùng đồng bộ công việc với nhau, từ đó phát hiện ra các vấn đề, nhanh chóng thích nghi để đạt được mục tiêu chung. Vì vậy, nếu ai đó không phải Developers, vui lòng đứng ra ngoài vòng tròn, chỉ quan sát, lắng nghe, ghi chép; chỉ lên tiếng khi thực sự cần thiết. Daily Meeting là buổi họp của Developers.
Lỗi 3: Thông tin không được trực quan hoá
Các buổi Daily Meeting thường diễn ra vào buổi sáng, chúng ta đều biết rằng buổi sáng khả năng tư duy, tưởng tượng của mọi người sẽ chưa được khởi động hết, vì vậy nếu chỉ nói với nhau bằng lời thì có thể một số người khó nắm bắt được thông tin. Vì vậy sẽ tốt hơn nếu như có sự hỗ trợ của một số công cụ trực quan hoá, như: Bảng công việc, Burndown Chart, … Việc trực quan hoá thông tin ở ngay khu vực làm việc cũng giúp mọi người tập trung hơn vào mục tiêu một cách vô thức.
Lỗi 4: Không có hành động thích nghi sau buổi họp
“Hôm qua tôi đang làm tính năng A, hôm nay tôi tiếp tục làm tính năng A, tôi không gặp vấn đề gì cả” – Đây là một câu cập nhật hay gặp. Vấn đề là bên cạnh câu cập nhật này thì burndown đang đi ngang. Như vậy, có vẻ như việc cập nhật này đang là vô nghĩa, vì nó không giúp team thấy được sự tiến triển của công việc, từ đó cũng không có sự thích nghi.
Bên cạnh đó, cũng có những thành viên nêu ra vấn đề, khó khăn rồi, anh em gật gù, nhưng kết thúc buổi Daily Meeting thì không hề có thêm một hành động nào để xử lý vấn đề đó.
Chúng ta có thể áp dụng nguyên tắc “X giờ” để phân tách công việc, với X là 1 số nhỏ < 4, có nghĩa là 1 công việc khi ước tính phải nhỏ hơn 4 giờ, điều này đảm bảo sau mỗi ngày thì mỗi thành viên đều hoàn thành được 1 đầu việc nào đó, như vậy team có thể nhìn thấy sự tiến triển mỗi ngày.
Ngoài ra, Scrum Master hoặc Team Leader thúc đẩy việc tổ chức các phiên giải quyết các khó khăn, trở ngại cũng như tái lập kế hoạch ngay sau buổi Daily.
“Đã có sự Minh Bạch, Thanh Tra rồi nhưng thiếu Thích Nghi thì cũng giống như Thủ môn bắt rất tốt nhưng Tiền đạo không có khả năng ghi bàn vậy.”
Lỗi 5: Sa đà vào thảo luận trong buổi họp
Bên cạnh một số team daily rất nhanh, chỉ mất 5 phút (với trường hợp cập nhật kiểu đang làm.. tiếp tục làm .. như ở trên) thì cũng có rất nhiều team daily mất tận 30 phút.
Việc này bắt nguồn từ việc anh em không phân tách rõ giữa việc Phát hiện vấn đề và Giải quyết vấn đề. Trong buổi Daily chúng ta chỉ tập trung vào việc phát hiện vấn đề thôi, còn giải quyết vấn đề sẽ có thể được tổ chức sau khi kết thúc Daily với những thành viên liên quan đến vấn đề đó, như vậy sẽ tập trung hiệu quả hơn.
Trên đây là một số lỗi sai phổ biến, chúc anh em sẽ áp dụng thật tốt.
